Terugboekingsbeleid van Eventbrite

• Hoe werken terugvorderingen?
• Wat gebeurt er wanneer een kaarthouder een terugvordering indient voor een van mijn evenementen?
• Hoe kan ik het risico op terugvorderingen verkleinen?

Hoe werken terugvorderingen?

Om een terugvordering te starten, moeten kaarthouders een geschil openen bij hun bank of creditcardmaatschappij over de in rekening gebrachte kosten. Kaarthouders kunnen verschillende redenen hebben om kosten te betwisten, maar dit zijn de meest voorkomende: 

• Ze hebben de geadverteerde services niet ontvangen.

• Er is hen verteld dat ze restitutie zouden krijgen (maar ze hebben niets ontvangen).

• Ze herkennen de in rekening gebrachte kosten niet.

Belangrijk: terugvorderingen kunnen ook worden ingediend wanneer volgens het beleid van een evenement geen restituties worden verleend. Terugvorderingen worden met name ingediend wanneer een evenement zonder restitutie of tegoed wordt geannuleerd.

Wat gebeurt er wanneer een kaarthouder een terugvordering indient voor een van mijn evenementen?

Hoewel betalingsverwerkers niet kunnen garanderen dat er geen terugvorderingen zullen zijn, ligt het aantal terugvorderingen dat in het voordeel van Eventbrite uitvalt boven het gemiddelde in de branche. We hebben een speciaal team van experts dat de terugvorderingen namens jou beheert. Hierdoor bespaar je tijd en hopelijk verlies. We wijzen je erop dat Eventbrite niet verplicht is terugvorderingen aan te vechten die we waarschijnlijk zullen verliezen of die volgens jouw restitutiebeleid of de Vereisten voor het restitutiebeleid van organisatoren van Eventbrite moeten worden terugbetaald. 

In sommige gevallen kan Eventbrite contact met je opnemen voor informatie, waarmee wij namens jou als vertegenwoordiger kunnen optreden voor de terugvordering. De kans op succes bij het aanvechten van terugvorderingen is groter wanneer organisatoren zich aan de best practices houden en snel op deze verzoeken reageren. Bij het aanvechten van terugvorderingen gebruiken we informatie die jij verstrekt en informatie uit de details van jouw evenement waaronder:

• Bewijs dat de bestelling legitiem was.

• Bewijs dat de bezoeker heeft deelgenomen aan het evenement.

• Het restitutiebeleid van je evenement.

Nadat de bank de documentatie van de kaarthouder en de verkoper heeft gecontroleerd (wat 120 dagen kan duren), beslist de bank of de kosten worden gerestitueerd of niet. Als de bank in het voordeel van de verkoper beslist, hoeft er verder niets te gebeuren en wordt de bestelling niet terugbetaald. Als de bank in het voordeel van de kaarthouder beslist, verleent de bank een restitutie en worden er kosten in rekening gebracht via je account voor het volledige bedrag van de bestelling verminderd met de Eventbrite-servicekosten en de kosten voor betalingsverwerking.  

Wanneer de bank besluit om de kosten te restitueren, stuurt Eventbrite een e-mail naar het e-mailadres van je account. Ga als volgt te werk:

• Als het evenement nog niet heeft plaatsgevonden, zorg dan dat je de tickets scant of bezoekers incheckt met hun id. Gerestitueerde tickets zijn niet geldig voor je evenement. Als de bezoeker toch zijn/haar tickets wil gebruiken, laat deze persoon dan weten dat hij of zij nieuwe tickets moet kopen. Een restitutie kan niet worden teruggedraaid.

• Als het evenement al heeft plaatsgevonden, verschijnt er een afschrijving onder Kosten en tegoeden in de werkruimte Financiën. De afgeschreven kosten zijn alleen van belang voor de nettoverkoop van de bestelling. Eventbrite stelt zich niet aansprakelijk voor service- en verwerkingskosten en dekt alle kosten van de bank.

De kosten worden verrekend met je volgende uitbetaling. Als er aan het einde van de maand geen uitbetalingen zijn voor jouw evenementen, worden de kosten overgemaakt naar je account. Zie meer informatie over het weergeven en betalen van facturen.

Hoe kan ik het risico op terugvorderingen verkleinen?

Terugvorderingen kunnen nooit helemaal worden voorkomen, maar het risico kun je verkleinen door de volgende stappen:

– Creëer duidelijkheid

Het is belangrijk dat bezoekers weten wat ze van je evenement kunnen verwachten. Ga als volgt te werk:

• Vermeld relevante en gedetailleerde details op je evenementpagina.

• Formuleer een duidelijk restitutiebeleid.

• E-mail je bezoekers zo snel mogelijk als de details van je evenement veranderen om hen te laten weten welke opties je aanbiedt als gevolg van de veranderingen:

• Verleen de noodzakelijke restituties rechtstreeks via Eventbrite zodat we een bewijs hebben van de restitutie en dit kunnen overleggen wanneer we jou vertegenwoordigen bij eventuele terugvorderingen.

– Reageer zo snel mogelijk op restitutieverzoeken

Als bezoekers een restitutie aanvragen en niks van je horen of niet tevreden zijn over je reactie, is de kans groter dat ze een terugvordering indienen. Je kunt het volgende doen om dit te voorkomen:

• Reageer snel op alle restitutieverzoeken (onze aanbeveling is binnen 2 werkdagen). Hoe langer je wacht met reageren, hoe groter de kans op een terugvordering. 

• Als je een restitutieverzoek ontvangt dat buiten je opgegeven restitutiebeleid valt en besluit om het restitutieverzoek te weigeren, kijk dan of je een andere oplossing kunt aanbieden om aan de bezoeker tegemoet te komen. Bijvoorbeeld:

  1. Een korting of tegoed voor een toekomstig evenement

  2. Draag de bezoeker over naar een evenement waar ze wel bij kunnen zijn

Als je een alternatief aanbiedt, zorg dan dat je over schriftelijke documentatie van de aanbieding beschikt, vooral als je dit uitdrukkelijk bent overeengekomen met de bezoeker. Wanneer de situatie erom vraagt, vragen we je naar deze documentatie om je te helpen bij eventuele terugvorderingen die hieruit voortvloeien. 

Belangrijk: ongeacht je beleid en zelfs wanneer je beleid 'Geen restitutie' is, verwacht Eventbrite dat je bezoekers in bepaalde situaties terugbetaald, bijvoorbeeld bij annulering van het evenement. Zie voor meer informatie Sectie 4.3(g) van de Handelsovereenkomst van Eventbrite en de Vereisten voor het restitutiebeleid van Eventbrite .

– E-mailadres gebruiken dat je regelmatig controleert

Belangrijke meldingen, waaronder restitutieverzoeken van je bezoekers en verzoeken van ons Chargeback Operations Team voor terugvorderingen, worden naar het primaire e-mailadres in je Eventbrite-account gestuurd. Zorg dat het e-mailadres voor je Eventbrite-account een adres is dat je regelmatig controleert, zodat je deze belangrijke meldingen niet mist. Hier vind je instructies om het e-mailadres van je account bij te werken.